Auteur: John Kronenberg ● John.Kronenberg@closesure.nl
Voor degenen die mijn publicaties in de TestNet weeklies hebben gelezen, zullen het patroon zien dat ik vooral boeken over persoonlijke productiviteit review. Dit heeft natuurlijk te maken met een persoonlijke voorkeur. Ik ben geïntrigreerd geraakt in productiviteit toen ik meer dan tien jaar geleden het boek ‘Getting Things Done’ van David Allen las. Het was in de tijd dat internet overal beschikbaar kwam, mijn e-mailinbox begon uit te puilen, alle muziek ooit gemaakt via bijvoorbeeld Spotify kon worden beluisterd en films via newsgroups konden worden gedownload. Kortom, de tijd was gekomen dat een systeem noodzakelijk werd, zodat je zowel in je persoonlijke als je werkzame leven die taken uitvoert die op dat moment het belangrijkste voor je zijn en niet al procrastrinerend door het leven gaat. David Allen beschrijft in zijn boek een hele bruikbare en krachtige methode om zoals hij het zelf zegt je persoonlijke organisatie, efficiency en creatieve resultaten, zowel op je werk als je privéleven te verbeteren. Het zal je als lezer niet verbazen dat ik overtuigd ben geraakt van de kracht van zijn methode en ik probeer zijn methode zo goed mogelijk te implementeren. Op papier is het systeem niet moeilijk, de uitvoering is knap lastig. Dit boek moet echt iedereen lezen die zijn persoonlijke effectiviteit wil verbeteren. Na het lezen ben ik anders gaan denken over productiviteit. Ik weet zeker dat dit voor eenieder geldt die dit boek heeft gelezen.
Het boek
David Allen is Amerikaan en is productiviteitsconsultant. Hij heeft drie boeken geschreven. Naast Getting Things Done heeft hij ook ‘Ready for Anything’ en ‘Making It All Work’ geschreven. Deze laatste twee boeken zijn verdiepingen van zijn Getting Things Done methode, die hij dus in het boek met de gelijknamige titel heeft beschreven. Het boek is opgedeeld in drie delen. Deel 1 beschrijft ‘The Art Of Getting Things Done’. Deel 2 gaat over hoe je GTD implementeert en in deel 3 gaat het over de kracht van de sleutelprincipes.
Deel 1: The Art Of Getting Things Done
David Allen beschrijft dat GTD op twee belangrijke pilaren rust: 1) leg alle dingen vast die gedaan moeten worden – nu, later, een keer, groot, klein, of ertussenin – in een logische en vertrouwd systeem. Zorg ervoor dat je al deze zaken buiten je hoofd houdt. En 2) zorg ervoor dat je keuzes maakt over alle inputs die je in je leven toelaat en heb altijd een plan voor de volgende dingen die je op ieder moment kunt doen. Zeg maar, de volgende to do die je op kan pakken.
Dit alles levert uiteindelijk een ‘mind like water’ op. Alsof je een steen in een beekje met stilstaand water gooit. Het water zal even gaan rimpelen, maar al snel weer rustig worden. Zo ook als er weer een nieuwe taak je leven binnenkomt. Je neemt de taak op in je ‘trusted system’ en gaat verder met waar je gebleven bent.
Het gaat dus om Stuff. Stuff wordt door de schrijver gedefinieerd als: ‘anything you have allowed into your psychological or physical world that doesn’t belong where it is, but for which you haven’t yet determined the desired outcome and the next action step’. GTD kent 5 stadia: 1) vastleggen (=collect), 2) verwerken (=process), 3) organiseren (=organize), 4) review, 5) doen (=do).
Je kunt het proces doorlopen voor alles wat je leven binnenkomt. Eerst verzamel je de ‘Stuff’ in een inbox. Dan vraag je je af wat het is. Kun je een actie bedenken om een en ander vooruit te helpen. Met andere woorden, is dat wat je voor je hebt ‘actionable’. Zo nee, kun je het dan verwijderen, op een later/misschien lijstje plaatsen of als referentie in een archief opslaan? Als je wel een actie kunt bedenken, vraag je dan af wat de volgende actie is om een en ander vooruit te helpen. Bij meerdere acties maak je een project aan. Als de actie minder dan twee minuten duurt, doe het dan direct, anders delegeer de actie of stel het nog even uit en zet het op een to do lijstje. Schematisch is het hiernaast uitgewerkt. 
Een goed voorbeeld is als je een mailtje van een collega krijgt om een testrapport op te sturen. Je kunt een actie doen door het rapport te sturen. Stel dat je weet dat je deze actie binnen twee minuten kunt doen, stuur het mailtje dan direct terug. Stel nu dat je het testrapport zelf nog moet maken, dan kun je een volgende actie op je to do lijst zetten dat je het testrapport gaat maken.
Door regelmatig het proces voor alle ‘Stuff’ dat je wereld binnenkomt te doen ontstaat uiteindelijk een georganiseerde lijst met taken waar je aan moet werken. Het systeem kan alleen maar een vertrouwd gevoel blijven geven als je regelmatig je systeem reviewt. Dit noemt David Allen de ‘weekly review’. Loop al je lijsten langs en bepaal of het nog steeds relevant is.
GTD kent ook het begrip contexts. Dat is dat je bij een specifieke to do kan aangeven waarmee, waar en hoe je het kan uitvoeren. Stel dat je op je lijst vijf to do‘s hebt waarbij je een collega moet bellen. Als je dan in je trusted system aan al deze vijf to do‘s de context ‘@telefoon’ meegeeft, dan kun je bijvoorbeeld als je in je auto zit in één batch al deze vijf to do‘s achter elkaar uitvoeren.
Op basis van de voorgaande contexts, tijd beschikbaar, energie beschikbaar en prioriteit kun je uit je to do-lijst selecteren welke to do op dat moment het belangrijkste is om aan te werken.
Andere begrippen dat David Allen in dit hoofdstuk uitlegt zijn de ‘Horizons of Focus’ en de Natural Planning Model.
Deel 2: Practicing Stress-Free productivity
Deel 2 van het boek gaat voornamelijk over de stappen die je kunt nemen om een Getting Things Done systeem op je persoonlijke voorkeuren op te zetten en te onderhouden.
Stapsgewijs neemt de schrijver je mee in het proces van het opzetten van een trusted system. Zorg dat je tijd vrij maakt voor het opzetten van een systeem, zorg dat je een fysieke locatie hebt, selecteer de tools die je nodig hebt (bijvoorbeeld een to do app als Omnifocus). De schrijver beschrijft hoe je Stuff kunt verwerken. De mindsweep komt voorbij, evenals een triggerlijst.
Deel 3: The Power of the Collection Habit
Dit gedeelte gaat verder in op de kracht van het systeem volgens de schrijver. Dit hoofdstuk vind ik enigszins overbodig voor het boek. Daar heeft hij in zijn overige twee boeken heel veel over geschreven. Voor dit boek voegt het niet zoveel toe.
Conclusie
Dit boek heeft mijn kijk op productiviteit structureel veranderd en sinds ik de principes van het GTD systeem heb geïmplementeerd kan ik wel zeggen dat ik productiever ben geworden. Voor iedereen van ons een zeer leerzaam boek. Ik kan hem aanbevelen aan iedereen die zijn of haar productiviteit graag wil verbeteren.