Niet gelezen voortgangsrapportages

Door Bart Knaack ● bart.knaack@proftest.nl
Een aantal jaren geleden was ik als testmanager betrokken bij een project bij een van de grootbanken van Nederland. Het project leek normaal te verlopen. Daar gaat dit verhaal verder ook niet over. Het was een redelijk groot project met een apart developmentteam, een testteam, een supportteam dat de PMO-activiteiten oppakte en een architect/requirements-team. Daarom hadden we wekelijks een teamleidersoverleg, waar de voortgang van de diverse teams werd doorgenomen en mogelijke knelpunten werden doorgesproken.
Als voorbereiding op deze vergaderingen moesten we iedere week een voortgangsrapportage aanleveren met detailinformatie over de activiteiten van de afgelopen week, de activiteiten voor de komende week, discrepanties met de planning, uitnutting van budgetten, een update van het risico log en de status van maatregelen aangaande risico’s die beperkt moesten worden. Door de omvang van de rapportage was ik iedere week ongeveer vier uur bezig om deze in te vullen.
Tijdens de voortgangsmeetings werd de status doorgesproken, maar niet aan de hand van de rapportages. Ook als deze meetings niet doorgingen, werden de rapportages wel aangeleverd.
Roodkapje en appeltaart
Toen ik in een bepaalde week mijn rapportage nog eens doorkeek, zag ik dat ik een grote fout had gemaakt. Ik hoorde er verder niets over, dus ik dacht er verder niets van. Maar ik begon me wel af te vragen wat er eigenlijk met de rapportages gebeurde. Braaf als ik ben doe ik natuurlijk altijd wat er van me verwacht wordt, dus ik maakte mijn rapportage, maar ik stuurde hetzelfde verslag als de week ervoor. Geen reactie.
De week daarna stuurde ik een leeg template. Nog steeds geen reactie. Ik zette roodkapje in de managementsamenvatting. Alles prima….. Kortom, er werd eigenlijk helemaal niets met de voortgangsrapportage gedaan. Tijdens de voortgangsmeetings gaven we de status door en alles was goed.

Op een zekere dag besloot ik het recept van appeltaart op te nemen in het opmerkingenveld. Toen ik de volgende dag de projectleider vroeg wat hij van mijn nieuwe manier van rapporteren vond, zei hij ‘Prima, ziet er goed uit!’ Op dat moment maakte ik de bijna fatale fout door te vragen: ‘Dus je houdt wel van appeltaart?’.
De rapportages bespreken
Weinig verrassend dat ik dezelfde avond nog een uitnodiging had in mijn mail over voortgangsrapportage samen met de projectleider en de developmentteam-lead. Bij de vergadering bleek ook de PMO’er te zitten die verantwoordelijk was voor de rapportage. De projectleider had mijn voortgangsrapportages van de afgelopen maand doorgelezen en ook die van de andere team-leads. De developmentteam-lead bleek al ruim een maand niet-geactualiseerde voortgangsrapportages te sturen.
Een vergadering waarvan ik verwachtte dat die als een ‘tik- op-de-vingers meeting’ opgezet was bleek al snel een constructieve sessie te worden. We bespraken waarom we op deze manier gerapporteerd hadden en wat we daar aan konden doen. Nadat ik had aangegeven dat mijn voornaamste bezwaar was dat ik iedere week vier uur bezig was met de rapportage waar niets mee gedaan werd en dat ik mijn tijd beter kon besteden, werd al snel duidelijk dat een eenvoudigere rapportagestructuur nodig was. Met alleen de essentiële informatie en dat we deze rapportages konden gebruiken tijdens de voortgangsvergaderingen. Verder werd ook uitgelegd dat een deel van de rapportage nodig was voor de overall rapportage en het daarom aangeleverd moest worden. Hoe die overall rapportage werd ingevuld in de tijd dat ik geen echte rapportages aanleverde? Geen idee!
Omdat rapporteren nu een duidelijker doel had, we informatie opleverden die ook zinnig was en dit ook de informatie was die we zelf nodig hadden om te sturen, werd rapporteren van een nutteloze activiteit tot een zinvolle tijdsbesteding.
Conclusie
Als je mensen vraagt om iets te rapporteren, leg dan uit waarom je deze rapportage nodig hebt en doe ook iets met de rapportage. Niets is zo frustrerend als rapporteren als er vervolgens niets mee gedaan wordt. En o ja, toen het project al drie maanden afgerond was kreeg ik nog een e-mailtje: ‘Lekkere appeltaart, trouwens’.