Van Samenwerken naar Synergie & Flow

Auteur: Pepijn van de Vorst ● pepijn.van.de.vorst@ordina.nl ● @PepijnVorst
Samenwerken doen we al ‘sinds mensenheugenis’. De mens is een sociaal wezen dat door samenwerken in moeilijke situaties heeft weten te overleven en enorme vooruitgang heeft geboekt. Toch gaat samenwerken niet vanzelf. Of beter gezegd: effectief samenwerken gaat niet vanzelf, getuige de vele boeken over samenwerking en over werken in teams en de vele trainingen op dit gebied. Ook hebben we allemaal wel ervaringen met situaties waarin de samenwerking niet echt lekker liep. Daar waar het mensen wél lukt om effectief samen te werken, worden de kwaliteiten van de teamleden optimaal benut. En dat is dé manier om synergie te bereiken.
We kunnen als testers onze vaardigheden inzetten om met ons team meer synergie te bereiken. In dit artikel komt een aantal aspecten van samenwerken vanuit het perspectief van flow aan de orde. Het is slechts een korte introductie van deze aspecten en ik hoop dat jullie interesse voldoende gewekt wordt om zelf verder op onderzoek uit te gaan. Het artikel sluit af met een korte aanwijzing hoe je als tester aan de verschillende vormen van flow kunt bijdragen.
Agile & DevOps: mogelijkheden en uitdagingen
Het gebied van softwareontwikkeling en ICT is de laatste jaren veel in beweging. In 2001 werd met het Agile Manifesto de wereld van softwareontwikkeling flink opgeschud. Er moest weer ruimte komen voor het gezonde boeren verstand en vakmanschap. In plaats van dikke stapels papier en schotten tussen de verschillende afdelingen. DevOps is de verdere evolutie van Agile softwareontwikkeling; flexibel software ontwikkelen heeft een beperkte toegevoegde waarde als het beheer ervan star en dogmatisch blijft. Met ontwikkeling en beheer in één team krijgt het team te maken met tegengestelde belangen. Ook worden vanuit oogpunt van autonomie van het team verantwoordelijkheden die bij het management lagen verschoven naar de zelforganiserende teams. Dit biedt nieuwe mogelijkheden en tegelijkertijd nieuwe uitdagingen. Hoe deze mogelijkheden benut kunnen worden, bekijk ik hier vanuit vier perspectieven.
Vier perspectieven
Voor het bereiken van een situatie van flow en synergie, zijn verschillende perspectieven relevant:

Individueel perspectief
Proces perspectief
Team perspectief
Organisatie perspectief

Individuele flow
De Amerikaanse psycholoog Csikszentmihalyi was bijzonder geïnteresseerd in de werking van de menselijke geest. Met name een bepaalde staat van bewustzijn waarin mensen hun besef van tijd verliezen en volledige aandacht hebben voor waar ze mee bezig zijn. Belangrijk voor die staat van bewustzijn is dat de uitdagingen waarvoor iemand zich gesteld ziet, in balans zijn met diens vaardigheden: dan ontstaat flow. Zijn de uitdagingen groter dan de aanwezige vaardigheden, dan ontstaat onrust, angst en stress. Dit kan zelfs uitmonden in een burn-out. Omgekeerd, als de vaardigheden ruimschoots voldoende zijn om de uitdagingen het hoofd te bieden, dan ontstaat verveling en lusteloosheid en kan dit zelfs uitmonden in een bore-out. Dit is veel minder bekend dan de burn-out, maar het bestaat echt.
Om als individu optimale prestaties te leveren, is het belangrijk een goede balans te vinden tussen uitdagingen en vaardigheden. Het is een belangrijk aandachtspunt om ons hiervan bewust te zijn en hier expliciet naar te handelen.
Maar…. een team bestaat uit meerdere individuen, dus alleen met de individuele flow komen we er niet. Een essentieel aspect voor het bereiken van effectieve samenwerking, is de manier waarop het werk door de verschillende stappen in het proces stroomt: de proces flow.
Proces flow
De manier waarop het uit te voeren werk door de processtappen gaat, is zeer bepalend voor de productiviteit, leversnelheid en leverbetrouwbaarheid. Methoden als Lean, Kanban, Scrum, Theory of Constraints (TOC) besteden hier dan ook terecht veel aandacht aan. Denk aan het voorkomen van ‘waste’ in Lean, de ‘limited Work in Progress (WIP)’ in Kanban, het begrip ‘impediment’ in Scrum en ‘buffer management’ in TOC. Er is ontzettend veel informatie te vinden op internet, in boeken en op de talloze events die worden georganiseerd rondom deze methoden.
Goede flow door het proces is een belangrijke randvoorwaarde voor een optimaal resultaat. Maar een optimale flow door het proces door de voorraad onderhanden werk beperkt te houden en impediments zo snel mogelijk op te lossen, zegt nog niets over de manier waarop de rollen, taken en verantwoordelijkheden worden verdeeld in het team en hoe soepel de teamleden samenwerken. Een methode die daar volop aandacht aan besteedt, is Holacracy.
Teamflow & Holacracy
Om als team effectief samen te werken, zijn goede afspraken nodig: wie doet wat, welke verantwoordelijkheden horen daarbij, hoe maken we afspraken over de manier waarop we samenwerken?
Holacracy biedt een aanpak om op een effectieve manier afspraken te maken over hoe het team samenwerkt. Belangrijk uitgangspunt daarbij is dat het overleg over het samenwerken wordt gescheiden van overleg over inhoudelijke onderwerpen. Input voor dat overleg zijn ‘spanningen’. Waarbij spanning wordt gedefinieerd als elke beleving dat de werkelijkheid anders zou kunnen zijn dan hij is. Deze spanning dient als uitgangspunt in een overleg dat expliciet over de samenwerking gaat. Op basis hiervan bouw je ervaring op en ontstaat voortschrijdend inzicht over de samenwerking. Het maken en bijstellen van afspraken over de manier van samenwerken wordt zo een flexibel proces en past daardoor uitstekend bij Agile werken en DevOps.
Heb je als individu oog voor de balans tussen uitdagingen die op je pad komen en je vaardigheden, heb je als team oog voor de flow van het werk door het proces en voor de manier waarop je binnen het team samenwerkt, dan ben je er nog niet. Want meestal maak je als team deel uit van een organisatie. En dus is het ook belangrijk om te kijken hoe de samenwerking in de organisatie als geheel georganiseerd is. Enterprise engineering heeft precies dát aspect als uitgangspunt.
Organisatie flow & Enterprise Engineering
Een aspect dat bij Holacracy nog wat onderbelicht blijft, is hoe deze methode en de bijbehorende technieken in de organisatie als geheel is toe te passen. Of in een organisatie flow bereikt kan worden, is vooral afhankelijk van de constructie van de organisatie. Het vakgebied dat zich bezighoudt met de constructie van organisaties is Enterprise Engineering. Het centrale uitgangspunt van waaruit de constructie van een organisatie wordt bekeken, is een transactie, met de bijbehorende actor rollen, vaardigheden, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Daar waar in de constructie weeffouten zitten, ontstaan problemen en stagneert de flow in de organisatie. Deze weeffouten zijn in de praktijk vaak relatief eenvoudig te signaleren als je eenmaal weet waar je op moet letten. Ze dienen als trigger om de constructie van de organisatie, en daarmee de basis voor effectieve samenwerking, te verbeteren.
Synergie en de vaardigheden van de tester
Als tester hebben we bepaalde vaardigheden nodig om ons werk goed te kunnen doen. Denk bijvoorbeeld aan analytisch denkvermogen, omgaan met tijdsdruk, onderzoeken hoe een applicatie of technische aspecten daarvan (zouden moeten) werken en betrekken van de juiste mensen om problemen op te lossen. Daarnaast hebben we ook vaardigheden om goed te kunnen samenwerken. Deze vaardigheden kunnen we uitstekend inzetten en zo als team optimaal samenwerken en meer synergie en flow bereiken:

Inzicht in vaardigheden en uitdagingen van onze teamleden om hen te helpen flow te bereiken.
Het signaleren en oplossen van obstakels om zo te zorgen voor een optimale proces flow.
Verschillen constateren tussen een beoogde situatie en de daadwerkelijke situatie. Deze als ‘spanning’ inbrengen in het teamoverleg om zo de team flow steeds verder te verbeteren.
Oog hebben voor weeffouten in de organisatie. Signaleren van inconsistenties in transacties, betrokken actor rollen, vaardigheden, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Hiermee kunnen we de organisatie helpen de constructie en daarmee de flow in de organisatie te verbeteren.

Als tester kunnen we hierin een belangrijke rol spelen. Dat biedt mogelijkheden tot verdere persoonlijke ontwikkeling en maakt het werk extra boeiend. Maar let op! Het vraagt ook wat: